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晋升的一项重要能力:将繁重的工作做到井然有序!

http://www.800hr.com 2018年01月25日 15:27 作者:樊登 发布:儒思hr人力资源网

  努力并不等于高效,我们身边有些人终日忙忙忙碌碌,但似乎也没什么成效;有的人井井有条,即使工作繁重也气定神闲,并且还能取得不错的成绩。我们怎样才能成为一个真正有效率,而不是仅仅很“努力”的人呢?

  01、史蒂芬•科维的“四象限法则”

  时间管理领域最常用的莫过于史蒂芬•科维的“四象限法则”,他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类:重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。晋升的一项重要能力:将繁重的工作做到井然有序!

  如果一个人整天都在做不重要也不紧急的事,那他的人生终将碌碌无为。如果总是在做不重要而很紧急的事,虽然看起来很忙,但是没有什么成效,对于这类事,要想办法委托给别人做或者尽量少做。

  如果重要而又紧急的事做得太多,压力就会倍增,难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事,比如学习、战略规划、培养下属成长,如果长期不顾不管,它们慢慢就会变成重要而紧急的事。

  02、心无杂念,安于当下

  为什么很多人虽然懂了时间管理的道理,却依旧无法管理好自己的时间呢?

  因为尽管知道重要不紧急的事需要做,但总是无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划,但总是定不下心来,不是想着下午有个重要的谈判,就是想着晚上还要讲课,这些都是紧急的工作。结果心里烦躁,也没办法安心准备那个计划。

  很不幸,这就是现在很多人生活和工作的状态——心不在焉。孟子曰:“学问之道无他,求其放心而已矣。”所谓放心,即找回失去的本心,放在专注的事情上,这就是学问之道。做事同样需要如此,尽管下午有一个严肃的谈判,晚上还有一堂重要的课,但也不影响我把当下的工作做好。

  03、巧用工作篮,清空你的大脑

  有的人可能会说,哪有那么容易,我的事情总是千头万绪,根本静不下心来。其实困扰我们的不是这件事情本身,而是未完成的事情给你形成的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事,这会导致你眼下所做的事效果失真。

  你可以把自己的大脑处理成一个CPU和内存的关系。CPU不负责存储,把存储全部交给内存。需要运算什么,再从内存中调出来,用CPU来处理,处理完之后再把它丢回到内存中去。

  这时,你就需要设置一个工作篮,里装着待处理的事件,当你记下了这件事情,同时记下了它的准备时间,就可以把它从记忆区删除了,你的精力只需要安放在眼下该处理的事上即可。

  现在有了智能手机,通常都自带日程表,你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判,那么在周二上午10点到12点,我腾出时间来为这个谈判做准备。

  用这种方式来规划工作和生活,你会发现自己的心平静了很多,思绪也不会漂浮不定。这就是工作篮的原理。

  04、营造利于行动的环境

  在进入工作状态之前需要做一些准备工作,比如给自己安排一张舒服的桌子,周围放一些自己喜欢的书,或者一台笔记本电脑。为自己营造一个愉悦舒适的氛围。

  除了给自己准备一个精心布置的工作区域以外,还要给自己准备一个移动的工作区,这是随着时代发展,我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。

  由于工作和生活的原因,很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市,频率变得越来越高,你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。

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