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人力资源信息如何规划

http://www.800hr.com 2014年01月02日 15:28 发布:中人网

  时下e-HR是个热门的话题,很多企业都开始琢磨这回事。在过去几年里面,不少企业都开始了人力资源管理信息化建设,一部分企业甚至开始了对旧人力资源信息系统的更新换代。但并不是所有的企业都尝到了e-HR的甜头,很多大型企业钱投入了、系统实施了,效果却并不如人意。这其中主要的原因,是因为相对中小型企业而言,大型企业的人力资源信息化,不仅在管理基础要求上和e-HR系统选型上侧重点不同,在人力资源信息系统实施方法论上,大型企业更具有自己的特点。

  很多大型企业人力资源信息系统的实施效果不尽如人意,很大原因不在于人力资源信息系统本身,而在于没有一个正确掌握了大型企业人力资源信息系统实施方法的实施团队。这就好像拥有一辆很先进的战车,却找不到会开的司机一样。如何找到这个“司机”?大型企业人力资源实施是一个复杂度高、风险高的系统工程,涉及到一系列的流程、方法、工具等,而最基础、也最重要的一项,是人力资源信息规划。

  大型企业为什么需要e-HR信息规划?人力资源信息规划,是指对人力资源管理中所涉及到的各种信息的定义标准、传输标准、使用标准进行全面规划,建立统一、可扩展的信息结构体系,为人力资源信息系统的信息管理、业务流程处理、决策分析奠定信息基础。

  在小型企业中,由于采用人力资源信息系统的主要目的是提高工作效率,简化工作,因此,人力资源信息规划的重要程度并不如大型企业那么明显。而大型企业一般具有多个分子公司,跨越不同行业,地域分布广,人数众多。很多大型企业各业务处室、各分子公司,使用着不同的人力资源管理软件,同时各自有一套信息的定义和处理机制,形成了大大小小的“信息孤岛”,这些孤岛之间信息不一致,无法统一,一方面影响了运营效率,导致工作量增加,维护困难;另一方面信息准确性差、无法更好地综合利用这些信息为企业人力资源运营、决策提供辅助决策支持。而通过人力资源信息规划,建立统一的信息结构体系与标准,可以统一信息孤岛,提高人力资源信息的有效性。

  例如员工学历,是员工信息中非常基本的一项信息。但是在很多大型企业中,各地分子公司对学历的定义差异较大,详细级别也各不相关,如果不加以规划,其数据的准确性很难保证。同时,学历信息的维护权限要严格定义,从而保证信息的严肃性、安全性。

  大型企业的各分子公司由于跨越不同行业,在人力资源管理上,侧重点不一定雷同,会有一部分个性化的管理特点。在满足大型企业总体需要的前提下,要满足各行业分子公司人力资源管理需要,需要在信息、流程、功能、分析都要有所扩展。通过人力资源信息规划,建立可扩展的信息结构体系与标准,既能满足总体需要,又能达到各分子公司个性化信息管理的要求。通过对人力资源信息规划,组织和人员信息整合,实现了资源盘点,人岗匹配、分析。

  大型企业人力资源信息系统建设过程中,如果缺少了信息规划;只能在短时间内满足操作层的需要;而要满足管理层、决策层的人力资源分析、决策需要,人力资源信息规划必不可少。通过人力资源信息规划,消除信息孤岛、畅通信息流、提高数据的综合利用程度,将极大地提升信息系统的应用效益。

  人力资源信息如何规划?既然对于大型企业的E-HR建设,人力资源信息规划如此重要,那么究竟应该如何实行呢?应该充分考虑企业所处人力资源管理阶段及其发展方向、结合企业战略目标,按照一定的方法步骤、遵循一定的标准规范、制定人力资源信息标准,建立人力资源信息结构体系的人力资源信息规划方法。信息规划的过程中,重点要分析各人力资源业务,包括业务所涉及到的信息项(读取、修改、增加)、状态、流程、结果等,进行信息需求和数据流分析,包括整理、定义交流数据的格式和内容,对内外、上下数据流进行定义分析。

  最后,形成一套包括信息集、信息项、流程状态、流程结果、信息关联、流程关联、业务与信息关联、业务与流程关联的全套人力资源信息结构体系,为人力资源信息系统的成功实施奠定基础。

  在人力资源信息规划的这个过程中,需要注意几点:

  (1)这个过程会利用到信息资源管理最基本的标准——数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准和数据库表标准。这些标准的建立,将贯穿信息需求分析、信息规划全过程。

  (2)人力资源信息规划工作包括对大量复杂资料进行分析整理,尤其是在众多人员分小组进行的过程中,需要保持定义与理解的一致性。资料的存储、修改和后续利用需要规划信息和知识的连续性。

  (3)结果的审核是一个艰苦的过程,需要反复多次确认。

  规划结果如何利用?

  做完了人力资源信息规划,就有了企业的信息结构体系,那么如何利用它,实施过程中起到非常基础的又至关重要的作用。

  首先,有了人力资源信息结构体系,大型企业在全系统进行统一的人力资源基础信息的迁移或采集,形成统一的信息平台,成为水到渠成的事。所有现存于其它系统中的人力资源信息根据信息结构体系中的信息标准,进行转换,迁移到统一的人力资源信息平台中,极大地利用上了已有的信息资源。根据企业人力资源管理的状况,缺失的、错误的信息可以根据新的信息体系架构进行补录或者更正。

  其次,按照信息结构体系中定义完毕的业务处理的状态、结果,以及对各信息集、信息项在每个步骤中的读取、修改、增加等的不同操作,业务管理中涉及到的流程已经基本被勾勒出来。按照这些定义配置、定制信息系统,可以很快完成业务系统的建设。

  第三,大型企业人力资源管理必须要提升到决策支持这个层面上,否则,人力资源信息化的意义将被大大削弱;而人力资源信息规划的结果将很容易为决策分析的建模所用。在确定的信息结构体系下,针对主题的决策分析或综合分析将有据可依,有的放矢。

  最后,人力资源信息系统不能解决了内部的信息孤岛,又与其他系统(生产系统、财务系统)形成了大型的信息孤岛。而信息结构体系提供了接口标准,基于信息结构体系开发统一的信息接口,可以方便整个企业内信息系统的集成。

  信息规划——为E-HR摩天大厦奠定坚实地基

  人力资源信息规划为大型企业e-HR建设奠定了坚实的基础,基于信息结构体系,企业可以逐步展开人力资源信息化的建设,如数据迁移、信息补采、培训、业务系统建设、决策支持建模等过程。另外,在经过人力资源信息规划后,用户方和实施方都基本把握了需求,大大降低了实施的风险。俗话说“万丈高楼平地起”,有了良好的人力资源信息规划,大型企业的e-HR就好像高楼大厦有了坚实的地基,能够为企业高速发展提供最好的支持。

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